Manuseando o Gmail diariamente

Muitos gerentes são inteligentes o suficiente para obter ajuda com seu tráfego diário de e-mail. Mas muitas pessoas não percebem que podem dar acesso aos assistentes apenas em relação à carga. A correspondência privada fica privada, enquanto os itens delegados são encaminhados para um assistente imediatamente. Veja como funciona esta simples automação do Gmail.

Você está ocupado! Para gerenciar seu tempo, você identificou fatias de seu trabalho que alguém pode fazer, e você encontrou alguém para fazê-las. Naturalmente, você assume que a maneira de delegar este trabalho é compartilhar sua senha de e-mail com o assistente: não é tão bom.

Filtrar, não compartilhe. Aqui mostraremos como configurar um filtro apropriado do Gmail. A dica abaixo aplica-se igualmente, quer você confie em Gmail ou G Suite sem taxas. (Apple Mail, Outlook e outros serviços oferecem funcionalidades semelhantes, mas cerca de uma em cada seis mensagens são lidas no Gmail). Além disso, a configuração abaixo funciona sem considerar o sistema de e-mail usado por seu assistente.

Decida o que deseja que seu assistente receba, primeiro. Deveria ver todo o seu tráfego? Este é um assistente de propósito especial que só ajuda com, digamos, eventos de negócios? O assistente precisa lidar com tudo, exceto itens pessoais? Ambos os filtros inclusivos e exclusivos são possíveis.

Por uma questão de especificidade, essa dica aborda o caso em que você escolhe transmitir somente mensagens com a palavra “projeto” na linha de assunto.

Comece pelo menu do Gmail; selecione “Configurações”.

Selecione “Encaminhamento e POP / IMAP” (está na parte superior da tela). Escolha “Adicionar um endereço de encaminhamento”. Digite o endereço de e-mail do seu assistente e confirme que, sim, você realmente deseja encaminhar o e-mail a essa pessoa.

Em seguida, é a parte mais confusa de todo este processo, e aquele que difere mais entre o Gmail e alguns dos seus serviços de e-mail concorrentes: o assistente deve dar expressamente permissão para receber o e-mail encaminhado. Isto é: o assistente precisa abrir seu e-mail e clicar no link, conforme instruído.

Uma vez que está pronto – uma vez que seu assistente vê “boss@yourdomain.com agora pode encaminhar correio para assistente@some_service.com” – você tem tudo o que precisa para completar o filtro.

Neste ponto, volte para o painel de controle Configurações do Gmail. Escolha “Filtros e endereços bloqueados” (que também está na parte superior da tela). Selecione “Criar um novo filtro”. Na entrada Assunto, digite o projeto. Deixe o resto em branco.

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